Privacyverklaring

BizzPower B.V. ("BizzPower", "wij" of "ons") is een Nederlands bedrijf dat AI aan het werk zet in organisaties. We bouwen AI-agents, koppelingen en maatwerksoftware die meedraaien in de systemen die een organisatie al gebruikt, zoals telefonie, e-mail, CRM en ERP, en we verzorgen de implementatie en training.

• BizzPower B.V., Herengracht 320, Amsterdam
• KVK-nummer: 91717736
• E-mail: info@bizzpower.com
• Telefoon: 020 244 7924

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarvoor, op welke grondslag, met welke partijen en welke rechten je hebt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

• bezoekers van bizzpower.com;
• mensen die contact met ons opnemen, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of het contactformulier;
• opdrachtgevers en hun contactpersonen;
• klanten, medewerkers en relaties van onze opdrachtgevers van wie gegevens worden verwerkt in de oplossingen die wij bouwen en beheren.

Verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die we voor onze eigen bedrijfsvoering verzamelen, zoals websitebezoek, contactaanvragen en de administratie van onze opdrachtgevers, bepalen wij zelf doel en middelen.

Verwerker. Voor gegevens die in een oplossing voor een opdrachtgever terechtkomen, bijvoorbeeld klantgegevens in een AI-agent of een koppeling met een ERP, is de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens alleen volgens zijn schriftelijke instructies, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

Voor onze eigen bedrijfsvoering:

• identiteits- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres en telefoonnummer;
• de inhoud van berichten en e-mails die je ons stuurt;
• technische gegevens van websitebezoek, zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina's;
• facturatie- en contractgegevens van opdrachtgevers.

Namens opdrachtgevers hangt het af van de oplossing die we bouwen. Denk aan contactgegevens van klanten, berichten, transcripties of samenvattingen van gesprekken, afspraken, orders en documenten uit de systemen waarop we aansluiten. Welke gegevens het precies zijn, leggen we per opdrachtgever vast.

We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie of etniciteit. Onze agents zijn zo ingericht dat ze alleen vragen wat nodig is om een verzoek af te handelen.

Voor opdrachtgevers verwerken we gegevens alleen om de afgesproken oplossing te leveren, te beheren en te verbeteren voor die opdrachtgever. De opdrachtgever bepaalt de grondslag, meestal de uitvoering van een overeenkomst met zijn klant of een gerechtvaardigd belang. We gebruiken deze gegevens niet voor onze eigen marketing, niet voor andere opdrachtgevers en niet om profielen van personen te maken.

Voor onze eigen bedrijfsvoering:

• uitvoering van een overeenkomst: offertes, het leveren van onze diensten, facturatie en ondersteuning;
• gerechtvaardigd belang: het beantwoorden van vragen, het beveiligen en verbeteren van onze diensten en contact met bestaande opdrachtgevers over relevante wijzigingen;
• wettelijke verplichting: onder meer de fiscale bewaarplicht;
• toestemming: voor nieuwsbrieven en niet-noodzakelijke cookies. Die toestemming kun je altijd intrekken.

Voor onze dienstverlening werken we met een beperkt aantal gespecialiseerde partijen. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht en mogen ze niet voor eigen doeleinden gebruiken. Met elke partij sluiten we een verwerkersovereenkomst.

De actuele lijst staat in het Trust Center op bizzpower.com/trust. In ons interne subverwerkersregister leggen we per partij vast welke gegevens worden verwerkt, met welk doel, op welke locatie en met welke beveiligingsmaatregelen.

Bij het ontwikkelen van software gebruiken we AI-hulpmiddelen van Anthropic. Die hulpmiddelen draaien niet in de agents die we voor opdrachtgevers bouwen.

Wij trainen geen AI-modellen op gegevens van opdrachtgevers. Om een oplossing beter te laten aansluiten op de processen van een opdrachtgever, kijken we naar de werking van die oplossing voor die opdrachtgever. Voor verbeteringen daarbuiten gebruiken we alleen geanonimiseerde of geaggregeerde informatie.

Elke toepassing ontwerpen we met transparantie en menselijk toezicht, zoals de Europese AI-verordening (EU AI Act) vraagt.

Gegevens van opdrachtgevers hosten we binnen de Europese Unie waar dat kan. Een aantal van onze partijen is Amerikaans, waardoor gegevens buiten de Europese Economische Ruimte kunnen worden verwerkt. In dat geval zorgen we voor een passend beschermingsniveau via het EU-VS Data Privacy Framework of de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie. We toetsen periodiek of die waarborgen passend blijven.

• Gegevens van opdrachtgevers bewaren we zolang de samenwerking loopt, tenzij de opdrachtgever eerder om verwijdering vraagt of we een kortere termijn afspreken.
• Na afloop van de samenwerking kan de opdrachtgever de gegevens laten exporteren. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze op verzoek binnen een redelijke termijn, tenzij de wet langer bewaren vereist.
• Gegevens van contacten en leads bewaren we zolang er een zakelijke relatie of reële interesse is.
• Administratieve gegevens bewaren we zeven jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Bijvoorbeeld:

• versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle gegevensoverdracht;
• versleutelde opslag waar het platform dat ondersteunt;
• toegang op basis van rollen: alleen wie aan een project werkt en de gegevens nodig heeft, kan erbij;
• accounts met sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie of inloggen via een betrouwbare identity provider;
• logging en monitoring van toegang en systeemgedrag, voor zover de platformen dat ondersteunen;
• een geheimhoudingsplicht voor iedereen met toegang tot persoonsgegevens;
• periodieke evaluatie van onze maatregelen en van de partijen waarmee we werken.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Gaat er toch iets mis, dan handelen we zoals hieronder beschreven.

Bij een (vermoed) datalek volgen we ons interne datalekprotocol. We:

• registreren en onderzoeken het incident direct;
• stellen vast welke gegevens en personen het raakt;
• nemen maatregelen om verdere schade te voorkomen;
• informeren de betrokken opdrachtgever zonder onnodige vertraging, zodat die aan zijn eigen verplichtingen kan voldoen;
• melden het waar dat wettelijk moet bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien nodig, bij de betrokkenen.

Elk datalek leggen we vast in een intern register, met de genomen maatregelen.

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen de verwerking. Is de verwerking gebaseerd op toestemming, dan kun je die altijd intrekken.

Stuur je verzoek naar info@bizzpower.com. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen en reageren binnen een maand.

Ben je klant van een organisatie die met BizzPower werkt? Dan is die organisatie verantwoordelijk voor je gegevens en kun je je rechten bij haar uitoefenen. Wij helpen haar daarbij, bijvoorbeeld door gegevens te exporteren of te verwijderen.

Onze website gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Gaan we niet-noodzakelijke cookies gebruiken, bijvoorbeeld voor statistieken, dan vragen we daar eerst toestemming voor.

We passen deze verklaring aan als onze diensten, de partijen waarmee we werken of de wet veranderen. De actuele versie staat altijd op bizzpower.com/privacy. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we onze opdrachtgevers actief.

Vragen over deze verklaring of over hoe we met gegevens omgaan? Mail naar info@bizzpower.com of bel 020 244 7924.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.